Sử dụng dấu phân cách hàng ngàn khi sử dụng mail merge cực chuẩn

Tin tức Tư vấn Tri thức Tin VP Bảo mật Mạng Máy bộ Phần mềm
Khi trộn văn bản kết hợp giữa Word với Excel nhiều khi dữ liệu hiển thị trong file Word không giữ nguyên được định dạng số trong Excel .

Bạn đang xem: Dấu phân cách hàng ngàn khi sử dụng mail merge

Ví dụ có bản dữ liệu trong Excel như sau :

$\"\"$

Trong file gốc dữ liệu của Excel , cột Lương ta thấy cứ 3 số lại phân cách nhau bằng dấu phảy , hoặc 2 người dưới cùng không phân tách nhau mà lại có thêm phần thập phân .

Tuy nhiên khi dùng Mail Merger lúc lấy dữ liệu từ cột Lương thì dữ liệu hiển thị không được như mong muốn . Ví dụ khi hiển thị không phân tách 3 số bằng dấu phảy

$\"\"$

Hoặc hiển thị những số có dấu thập phân bị sai

$\"\"$

Như vậy làm thế nào để hiển thị đúng như bạn mong muốn ?

Sau khi bạn đã hoàn tất công việc gán các trường cần thiết vào đúng các mục cần hiển thị khi đó nội dung của bạn như hình dưới

$\"\"$

Bạn cần phải thiết lập lại phần hiển thị trong trường Lương bằng cách bấm tổ hợp phím ALT-F9 , lúc đó bạn sẽ thấy như hình dưới

$\"\"$

Thay đổi trong phần { MERGEFIELD Lương } như sau { MERGEFIELD “Lương” \\#,# }

$\"\"$

Sau đó bạn lại bấm lại tổ hợp phím ALT+F9 để quay trở lại trạng thái bình thường . Với cách thay đổi trên thì những nội dung hiển thị sẽ cách 3 số bằng dấu phảy

$\"\"$

Nếu bạn thay đổi { MERGEFIELD “Lương” \\#,#0.00x } khi ấy sẽ xuất hiện 2 số thuộc hàng thập phân

Tính năng Mail Merge trong phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là một tính năng cực kỳ hữu ích đối với những ai muốn in hàng loạt danh sách thư mời, tem nhãn, phong bì, email… với danh sách khách hàng sẵn có.

Mình sẽ chỉ có các bạn cách sửa lỗi khi sử dụng Mail Merge để in ra số ( ví dụ: phiếu lương ) từ Excel sang Word mà lại không hiển thị dấu phân cách hàng nghìn, ví dụ 5.550.000 thành 5550000.

Office mình sử dụng là Office 2016.

Bước 1: Kiểm tra định dạng dấu chấm, dấu phẩy trong Control Panel > Region > Additional settings…

Chỉnh sửa định dạng để tiến hành sửa Mail Merge.

Kiểm tra trong 2 ô Decimal symbol (dấu phân cách số thập phân, ở Việt Nam dấu này là dấu , ví dụ: 5,6) và Digit Grouping symbol (dấu phân cách hàng ngàn, ở Việt Nam dấu này là dấu . ví dụ: 236.528.985)

Quảng cáo

Bước 2: Click chuột phải vào số, chọn Edit Field… (như hình bên dưới)

Bước 2 chọn Edit Field của Merge Mail.

Bước 3: Ở ô cửa sổ Field hiện ra ấn nút Field Codes.

Chọn field codes trong cửa sổ Field hiện ra.

Bước 4: Tại ô Field Codes, thêm đoạn code sau vào sau đoạn chữ có sẵn: \#.###.##0 . Trong ví dụ bên dưới thì cả đoạn code sẽ là: MERGEFIELD Số_tiền\#.###.##0

– Nếu bạn sử dụng dấu “,” là dấu phân cách hàng ngàn, bạn thay dấu chấm bên trên bằng dấu phẩy. Ví dụ: MERGEFIELD Số_tiền\#,###,##0

– Nếu bạn có thêm chữ số thập phân thì thêm đoạn code sau: \#.###.##0,00

– Bạn có thể thêm đơn vị tiền tệ phía sau bằng cách thêm vào phía sau: \#.###.##0vnđ