Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng: Hạch toán chi phí thuê nhà xưởng, kho; Cách hạch toán tiền thuê nhà cá nhân, tiền thuế nộp thay chủ nhà... chi tiết như: Thuê của Công ty, thuê của cá nhân, trả trước nhiều kỳ, trả hàng tháng, trả sau ...
Bạn đang xem: Hạch toán chi phí thuê văn phòng trên misa
- Để có thể ghi nhận khoản chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng... là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN, thì các bạn cần phải chuẩn bị hồ sơ như sau:+) Nếu thuê văn phòng của Công ty: Hoá đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng (nếu có) ...+) Nếu thuê nhà của cá nhân: * Nếu trên hợp đồng ghi "Cá nhân tự đi nộp thuế" thì cần:Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán. * Nếu trên hợp đồng ghi "Bên Thuê nộp thuế thay chủ nhà" thì cần:Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán.Chứng từ kê khai và nộp tiền thuế thay.(Trường hợp này sẽ không có hóa đơn, vì Cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ nữa)Chú ý: Nếu giá trị thuê từ 20.000.000 trở lên:- Nếu thuê của Công ty (Tức là có hóa đơn) -> Thì bắt buộc phải chuyển khoản nhé.- Nếu thuê của Cá nhân (Tức là ko có hóa đơn) -> Thì không cần phải chuyển khoản cũng được.
Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng, thuê nhà xưởng, kho:1, Nếu thanh toán trước (dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà ...):Nợ TK 331 Có 111, 112.Chú ý: Nếu là khoản TRẢ TRƯỚC thì hạch toán như trên. (Mình có lấy ví dụ cụ thể ở phần cuối bài viết nhé)-> Nhưng nếu là khoản ĐẶT CỌC để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì các bạn hạch toán như sau:
2, Nếu thanh toán tiền thuê nhà hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn):Nợ TK154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé) Có TK: 331,111, 112:
3. Nếu thanh toán sau (hoặc nhận được hóa đơn sau):Ví dụ: Cty bạn thuê văn phòng của công ty A từ tháng 1 - 6. Nhưng chưa thanh toán, đến tháng 6 mới thanh toán, thì lúc này Công ty A mới xuất hóa đơn.- Hoặc Cty bạn thuê nhà của Cá nhân từ tháng 1 - 6. Nhưng đến tháng 6 mới thanh toán- Hàng tháng hạch toán:Nợ TK154, 627, 641, 642 ... (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào các bạn đưa vào chi phí đó nhé) Có TK: 335 (Phát sinh chi phí nhưng thực tế chưa chi trả)- Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)Nợ TK 335 Có TK 111, 112 (Nếu là khi thanh toán) Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn)
4. Nếu thanh toán tiền thuê văn phòng, nhà trước nhiều kỳ:Ví dụ: Thuê nhà từ tháng 1 - 6, thanh toán 1 lần vào tháng 1 (hoặc nhận được hóa đơn), thì hạch toán như sau:Nợ TK 242: Tổng số tiền.Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của Công ty) Có TK: 331,111, 112:- Định kì phân bổ khoản chi phí trả trước đó:(Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì để đưa vào TK chi phí tương ứng. Ví dụ: Thuê nhà cá nhân làm văn phòng (mục đích quản lý) thì đưa vào 642, 6422, thuê nhà để làm nhà xưởng (sản xuất) thì đưa vào 154, 627..., thuê nhà để bán hàng (bộ phận bán hàng) thì đưa vào 641, 6421...hạch toán như sau:Nợ TK 154, 627, 641, 642 ... Có TK 242:
Lưu ý: Nếu tổng giá trị thuê nhà 1 năm từ 100tr trở xuống thì sẽ được miễn thuế môn bài, GTGT, TNCN. Nếu trên 100tr/nămthì nộp 3 loại thuế trên.
=> Chi tiết cách tính thuế cho thuê nhà, cách kê khai thuế cho thuê nhà ... xem tại đây: Cách tính thuế cho thuê nhà.
- Hàng tháng phân bổ vào chi phí:Nợ TK 642: 11.136.111 (Mục đích thuê làm văn phòng "Quản lý") Có TK 242:11.136.111 (Gồm tiền thuê tài sản + Tiền thuế nộp thay)
Kế toán Thiên Ưng chúc các bạn thành công!Bạn muốn học làm kế toán tổng hợp - Thuế thực tế (học cách kê khai thuế Tháng/quý, hoàn thiện sổ sách, lương, BHXH, lên Báo cáo tài chính, Quyết toán thuế cuối năm ...)=> có thể tham giaLớphọc thực hành kế toán thực tế.
Việc phải thuê nhà, văn phòng đối với các doanh nghiệp hiện nay là điều hết sức dễ hiểu. Kế toán doanh nghiệp sẽ cần nắm vững cách hạch toán chi phí thuê nhà, văn phòng theo từng trường hợp cũng như các thủ tục, chứng từ cần thiết để đưa chi phí này vào chi phí hợp lý. Kiến thức này đã được tcnducpho.edu.vn tcnducpho.edu.vn tổng hợp chi tiết và đưa vào bài viết dưới đây.
Có hai tố quan trọng để xác định số tài khoản một cách chính xác nhất khi hạch toán chi phí thuê nhà là mục đích thuê và hình thức thanh toán.
Dựa vào mục đích thuê nhà để làm gì, phục vụ bộ phận nào thì kế toán hạch toán chi phí thuê nhà vào các tài khoản tương ứng như sau:
Nếu thuê nhà để làm nhà xưởng sản xuất: hạch toán vào tài khoản 627 (chi phí sản xuất chung)Nếu thuê nhà làm cơ sở bán hàng, kho chứa hàng hóa bán: hạch toán vào tài khoản 6421 (chi phí bán hàng)Nếu thuê nhà làm văn phòng cho các bộ phận quản lý công ty: hạch toán vào tài khoản 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp)…Dựa vào hình thức thanh toán, hạch toán tiền thuê nhà được hướng dẫn cụ thể theo các trường hợp sau:
Mục lục Hiện
1. Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước
2. Hạch toán tiền đặt cọc nhà
3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)
4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)
5. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê trước nhiều kỳ
6. Bài tập ví dụ hạch toán chi phí thuê nhà
Tạm kết
1. Hạch toán chi phí thuê nhà khi thanh toán trước
Dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà …):
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 111, TK 112,…
Chú ý: Nếu là khoản trả trước như tạm ứng cho bên chủ nhà thì hạch toán như trên, cần tránh nhầm lẫn với trường hợp đặt cọc tiền nhà. Khoản tạm ứng hay trả trước tiền nhà, DN có thể được trừ vào tiền thuê nhà cần thanh toán. Còn với tiền đặt cọc nhà, chủ nhà sẽ chỉ trả lại đến khi kết thúc hợp đồng hoặc sau một khoảng thời gian theo thống nhất giữa 2 bên. Hạch toán tiền đặt cọc nhà được hướng dẫn bên dưới.
2. Hạch toán tiền đặt cọc nhà
Trường hợp doanh nghiệp đặt cọc tiền cho người cho thuê, ví dụ: DN thuê văn phòng hoạt động, đơn vị cho thuê yêu cầu đặt cọc A tiền (trả lại DN A tiền khi hợp đồng thuê văn phòng kết thúc), thì doanh nghiệp đi thuê phải đặt cọc tiền hạch toán như sau:
Khi đặt cọc tiền:Nợ TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Có TK 111, 112
Khi nhận lại tiền cọc:Nợ TK 111,112
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Nếu DN phải đặt cọc tiền trong quá trình thuê văn phòng vi phạm hợp đồng và bị bên nhận tiền cọc phạt:Nợ TK 811
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Nếu DN phải đặt cọc tiền sử dụng tiền cọc để thanh toán:Nợ TK 331
Có TK 244 (Nếu theo thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo thông tư 133)
Lưu ý: Các khoản tạm ứng tiền thuê nhà hoặc đặt cọc tiền nhà đều không cần có hóa đơn GTGT (theo công văn số 13675 năm 2013 của Bộ Tài Chính gửi hiệp hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam)
3. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền thuê hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn)
Nợ TK 154, 627, 641, 642 (Tùy vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào thì đưa vào TK chi phí đó )
Nợ TK 133 (nếu có)
Có TK 331, TK 111, TK 112,…
4. Hạch toán chi phí thuê nhà nếu trả tiền sau (hoặc nhận được hóa đơn sau)
Trong trường hợp này, hàng tháng kế toán vẫn phải ghi nhận chi phí thuê nhà vào tài khoản 335 – chi phí phải trả để theo dõi và đảm bảo tính đúng kỳ của các khoản chi phí.
Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm kế toán online tcnducpho.edu.vn tcnducpho.edu.vn ngay để được nhận tư vấn chi tiết hơn về tính năng phân bổ chi phí trả trước và hàng loạt tính năng, tiện ích thông minh khác:
Để đưa khoản chi phí thuê nhà, thuê văn phòng vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện mà Pháp luật đã quy định, theo đó:
Nếu thuê nhà của Doanh nghiệp: phải cung cấp đầy đủ Hóa đơn, Chứng từ thanh toán (chứng từ thanh toán qua ngân hàng với khoản chi > 20.000.000 VND), Hợp đồng với đầy đủ các điều khoản thanh toán, điều khoản điều kiện khác….Nếu thuê nhà của Cá nhân:Khoản 2 (2.5) điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân không có đầy đủ hồ sơ, chứng từ như sau:
Như vậy, để đưa chi phí thuê nhà của cá nhân vào chi phí hợp lý thì kế toán cần có những chứng từ sau:
Nếu trong hợp đồng có thỏa thuận chủ nhà là người đi nộp thuế thì cần có chứng từ trả tiền thuê nhà và hợp đồng thuê nhàNếu trong hợp đồng có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà thì doanh nghiệp cần có các giấy tờ như trên cộng thêm chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
Ngoài ra, số tiền thuế GTGT, TNCN doanh nghiệp nộp thay sẽ được đưa vào chi phí hợp lý nếu giá thuê trên hợp đồng chưa tính thuế GTGT, TNCN.
Trường hợp chi phí thuê nhà của Cá nhân trên 20 triệu đồng, cần lưu ý như sau: Nếu doanh nghiệp thuê nhà, văn phòng của cá nhân tức là không có hóa đơn. Khi đó việc chuyển khoản là không bắt buộc nhưng vẫn phải có biên bản đã nhận tiền thuê nhà kèm theo chữ ký xác nhận của chủ nhà.
Tạm kết
Hạch toán tiền thuê nhà là nghiệp vụ quen thuộc với các kế toán tuy nhiên vẫn khó tránh được sai sót do xác định sai hình thức trả tiền thuê nhà hoặc sai loại tài khoản. Hi vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn hạch toán thuần thục khi gặp nghiệp vụ này.
Để đảm bảo tính chính xác, hiệu quả trong việc hạch toán thì việc sử dụng các phần mềm kế toán được coi là giải pháp tối ưu đối với các doanh nghiệp. Một trong số những phần mềm được tin dùng nhất hiện nay chính là phần mềm kế toán online tcnducpho.edu.vn tcnducpho.edu.vn.
Xem thêm:
Phần mềm tcnducpho.edu.vn tcnducpho.edu.vn Kế toán đã thiết lập sẵn danh sách các cặp định khoản tự động gắn loại chứng từ: thu tiền mặt, chi tiền mặt, thu tiền gửi, chi tiền gửi, giúp giảm thiểu các thao tác của kế toán khi nhập chứng từ. Khi đó, kế toán chỉ cần chọn nghiệp vụ phát sinh, hệ thống sẽ tự động ngầm định luôn tài khoản Nợ, Có trên chứng từ.